肯尼亞本國負責產品標準核準、修訂、制定等工作的機構是“肯尼亞標準局”,英文全稱Kenyan Bureau of Standards,縮寫KEBS。Pvoc認證大體上可以分為三大獲證途徑,路徑A最方便,但船檢、抽檢時間不會很短。若大批量長期出貨,路徑C最適宜,可以基本免除船檢和抽檢,獲證速度極快,但要進行廠檢和隨機貨檢。路徑B介于二者之間,而且路徑B的產品注冊是獲得路徑C的必要條件。
路徑A:貨物船檢與抽樣檢測
出口商向當地ITS或SGS的PVoC辦事處遞交本次出貨的證書申請表格(RFC)和形式發票(Pro-forma Invoice),當然肯尼亞本國進口商也可發起申請,他們需要向ITS或SGS本國聯絡處遞交進口聲明表格(IDF)和形式發票。出口國的PVoC辦事機構在確認申請后會安排現場貨檢,以確認貨物滿足相關標準要求,然后會抽樣完成其他測試。試驗要求和數據只有在符合ISO/IEC等相關體系要求的實驗室、認可實驗室或在KEBS指定代理人員的監督下在廠家實驗室完成才有效。若產品處于技術或經濟原因無法完成檢測,KEBS的指定代理會收集產品已滿足肯尼亞或其他等效技術標準的證明文件,作為檢測過程。
當船檢、抽樣檢測滿足要求,并且出口商出具了最終發票后,PVoC本國代理機構會頒發CoC證書,完成整個認證流程。例外的是,如果采用航空運輸,CoC證書也可根據形式發票頒發,而不是最終發票。
路徑A的CoC證書只針對此批受檢貨物,并且有效期從視檢開始算起,最多90天。
路徑B:產品注冊、船檢與少量抽樣檢測
這種路徑較適合同類產品向肯尼亞的頻繁出口。出口商可以向PVoC產品注冊與認證中心申請注冊自己的產品,以減少對出貨的限制和干擾。產品注冊以自我聲明的形式,證明所申請的產品滿足肯尼亞技術法規和標準或相應的國際標準。這種自我聲明需要提交相應的檢測報告作為符合性證明。若成功完成了產品注冊手續,將得到所申請產品的注冊證明。
有了注冊證明后,每次出口時出口商只需向PVoC本國代理機構遞交注冊證明的復印件和形式發票。PVoC本國代理會根據注冊證明的狀態按照路徑A的形式安排船檢,但不再每次都進行抽樣檢測。只會隨機對一些批次進行檢測,以監控產品的一致性。當船檢合格并收到出口商的最終發票后,將頒發CoC證書。產品注冊需每年更新驗證一次,以保證一致性。若已注冊產品又進行了后續技術開發或產品變更,需要對后續型號重新進行注冊。
路徑C:產品許可證
制造商若已注冊了產品,并能保證出貨產品生產的一致性,可通過PVoC產品注冊與認證中心申請獲得產品許可證。產品許可申請階段,KEBS及其PVoC代理將審查檢測報告,并有可能進行補充試驗,以證明產品完全滿足肯尼亞本國產品認證標準。并且將安排人員對生產廠的生產體系進行檢查和定期廠檢,以確定產品在生產階段既能滿足尼日利亞本國標準的要求,并能保持產品的一致性。產品許可證模式不可用ISO/IEC的認證體系要求替代,在完成了上述檢查后,制造商將得到產品許可證書。每當要出貨時,只需提交證書申請表(RFC)、最終發票和產品許可證復印件。PVoC代理機構將頒發CoC證書,不再需要船檢和抽樣檢測。
為了保持產品認證的一致性,PVoC代理機構會隨機對已獲許可證的出貨產品進行船檢。但是會提前向出口商進行足夠的通知,以防耽誤出貨時間。產品許可證需每年更新驗證一次,以保證一致性。若已獲許可的產品又進行了后續技術開發或產品變更,需要對后續型號重新進行許可申請。